保密工作是一項具有負激勵性質的管理工作。這是因為保密工作的重點在于預防，只要沒有出現(xiàn)失泄密事件，工作做得再好，也難以體現(xiàn)出來。而一旦出現(xiàn)失泄密事件，又容易否定所做的一切。因此，如何提高保密管理工作的效能，增強保密效果的可視性，是當前信息條件下加強保密管理，確保國家秘密需要研究的緊要課題。
回顧革命戰(zhàn)爭年代，雖然技術條件落后，但是黨和軍隊的秘密卻能在嚴峻的形勢下保守住。這說明保密管理始終是保密工作的重點。我們通過認真分析與總結，發(fā)現(xiàn)做好保密管理工作必須遵循以下幾條基本原則。
原則一：要制定符合要求的保密管理規(guī)定。保密管理必須與真實的生活和工作緊密聯(lián)系起來，這樣才能制定出符合實際情況和保密要求的規(guī)定。當前很多單位的保密管理規(guī)定要么不能適應保密技術發(fā)展帶來的工作方式、模式上的改變，要么就是不具備執(zhí)行規(guī)定所需的客觀條件，造成保密規(guī)定與實際工作的嚴重脫節(jié)，既影響正常的業(yè)務工作效率，又不利于保守秘密。為此作為管理層必須樹立的理念是：第一，保密管理的重點在于過程管理，任何一個保密規(guī)定或保密方案早晚要被新的保密規(guī)定或方案替代，并且這一過程是沒有結束的，保密管理規(guī)定必須適應技術發(fā)展和環(huán)境變化做出持續(xù)性的改進。第二，保密管理規(guī)定的貫徹落實需要結合各單位保密風險評估的實際情況，在技術可行和成本可控的前提下，把各項要求轉變?yōu)榫唧w的、明確的、可實施的程序或步驟，并從保密體系建設的角度重點加強薄弱環(huán)節(jié)的整改與監(jiān)管，避免出現(xiàn)管理“一刀切”，檢查“一陣風”。第三，保密管理制度不是越多越細越好，而是恰好。制度化、標準化有利于規(guī)范各項保密工作，但是并不能解決一切問題。如果不加強制度與標準的教育與宣傳，不制定符合實際的規(guī)定，那么各項規(guī)定只可能被束之高閣。
原則二：保密工作的核心在于預防。秘密一旦被非法泄露，造成的損失就很難挽回。因此，保密管理的重點在于經常性地檢查每個業(yè)務流程，找出可能導致失泄密的薄弱環(huán)節(jié)，準確評估本單位的保密風險，確定保密的重點和需求，制定好保密工作的計劃和預案，采取措施控制風險。需要樹立的理念是：第一，保密不是為了應付檢查。很多單位的管理者認為只要每年例行搞一兩次保密檢查，就能起到很好的震懾作用，這就容易給基層單位及涉密人員造成應付檢查的不良習慣，把保密看成是一項任務而不是一項經常性的工作，人為降低了涉密人員的保密意識。第二，不要等出現(xiàn)問題時再采取補救措施。德國人帕布斯·海恩指出：“在每起嚴重事故的背后，必然有29次輕微事故和300起未遂先兆以及1000起事故隱患。”要想避免一起嚴重事故，就必須把可能引發(fā)事故的征兆和隱患控制住。事故的發(fā)生是量的積累；再好的技術，再完美的規(guī)章制度，在實際操作中，也無法取代人的素質和責任心。這就是著名的“海恩法則”。
原則三：保密工作的標準是“零隱患”。保密工作也要注重質量體系的建設，樹立一次就把工作做好、做到位的質量意識。1982年8月29日的《紐約時代雜志》上曾有一篇探討史前人類始祖的文章。作者是杰雷米·切爾菲斯和約翰·格里賓兩位。他們結合了對歷史知識以及對不同種類生物分子構成的研究而寫成了這篇文章。他們的研究方法不是去探討古代文明的遺物和遺骨而是去鉆研現(xiàn)存生物身體的分子構成。結果他們發(fā)現(xiàn)從生物化學的觀點來看人類和大猩猩黑猩猩都是同一族的成員更確實地說他們的DNA(脫氧核糖核酸)極為相近只有1%的差異而已DNA是所有體細胞的組成成分也是造成生物形體差異的主導力量如果我們知道如何分離的話只要取出細胞中的DNA就能夠建立一個生產線制造出復制人這種由DNA復制出來的人連眼睫毛指紋心腋及其他任何細枝末節(jié)都和原來的人一模一樣但是如果我們在復制人的制作過程中允許工作標準上的微小偏差那結果恐怕就難以想像了：有可能制造出半人半猿的怪物而且每次制造出來的“人”都不會相同這個例子充分說明做任何工作成功的關鍵在于把握細節(jié)保密工作關系到國家利益容不得半點疏忽因此保密工作的重點是“查找與消除隱患”。作為保密管理人員必須運用保密檢查的各種手段和風險評估的正確方法查找隱患針對每種隱患制定切實可行的消除措施并跟蹤檢查這些隱患是否得到消除需要樹立的理念是：第一發(fā)現(xiàn)隱患就必須采取措施加以消除不能聽之任之或疏忽大意第二“零隱患”而不是“零風險”。保密風險是由竊密威脅秘密價值和失泄密隱患三個要素綜合作用產生的作為管理者很難控制竊密威脅和秘密價值的大小但是卻可以通過建立健全保密管理與技術體系加強
